关于自组团因公出国（境）校内申报材料规范性的说明

校内各单位；

因北京市政府外事办公室因公出国（境）政策调整，致使我校多个因公出国（境）团组材料被退回，影响我校教职工出国（境）访问和参加学术会议。为确保我校教职工顺利办理因公出国（境）手续，现对校内申报材料做如下规范性说明。

一、有关校内OA系统报文至国际合作与交流处的规范

事由：有关某单位某人员赴某国做某事的请示

正文部分：抬头“国际合作与交流处”，内容须包含出访时间（含出发和抵达当日）、参加活动介绍、出访目的、经费来源，是否已上报本年度因公出访计划，并逐个标注附件内容。落款为单位名称及日期。标题部分字体请使用方正简标宋简体，字号为二号，正文部分字体请使用仿宋_GB2312，字号为三号。

原则上没有上报本年度因公出访计划的团组无法办理出访手续，如遇临时任务，须由出访团组自行在本单位或校内其他单位协调计划号，国际合作与交流处不负责协调团组临时出访计划号（计划号不可重复使用）。

附件部分：须按如下顺序命名各个文件，并在OA系统中以附件形式上传：

1. 短期出国境申请表扫描件

   个人信息填写完整后，由单位负责人和人事处负责人签字盖章后扫描。

2. 外文邀请信扫描件

   邀请信需包含出访的详细内容，并由邀请方职位对等的负责人签名，如参加学术会议，须附上会议举办方提供的外文会议议程。

   出访几处则需提交几份邀请信，邀请信单位和数量须与出访日程上体现的访问单位和数量一致。

3. 邀请信中文翻译件

   须如实翻译外文版本内容。

4. 中文日程安排扫描件

   日程安排须包含出发当日至抵达当日每日日程，且与邀请信时间吻合。

   参加学术会议团组须结合会议议程详细写明每日上下午具体安排，且与参会团组任务相关，能体现出参会团组每日参会的必要性；因公出访团组须详细写明每日上下午具体安排，且与出访团组任务相关，不得出现交调研、考察、参观等模糊字眼。

   每次出访不得超过三个国家和地区（含经停国家和地区，不入境的除外），出访时限（包括出发和抵达当日）一国不超过5日，两国不超过8日，三国不超过10日；赴拉美、非洲航班衔接不便国家的团组，一国不超过6日，两国不超过9日。参加学术会议的团组，如邀请方提供的外文会议议程与上述时限不同，出访时限可按照外文会议议程做适当调整。上述天数均为最高限量，不得曲解为必须用满。

   实质性任务时间须满足团组出访总时间的三分之二（以每半天为一个单位进行计算），往返交通及城际交通时间不算做实质性任务时间。

   出访日程须由团长签字。

5. 邀请单位介绍

6. 出访预算表

   出访预算应参照因公临时出国经费管理办法中规定的各国标准执行。

二、上报校内公文方式

上报方式以OA系统为准，原则上不再接收纸质版公文。进入OA系统，参照公文模板中“内部平行请示文单”模板拟文，公文拟好后点击发送，选择发起者主管部门领导，领导批示后转至国际合作与交流处相关人员报送：

三、受理时限

各流程内容及预估时限：

1. 报校内文（约5个工作日）；

2. 校内公示（自收齐公示材料后，约5个工作日）；

3. 准备任务批件材料：其中备案表（李书记每周四签发一次，需1-5个工作日不等）、财务处办理的预算审批意见表（需1-2个工作日）、人事处开具的在职证明（需1-2个工作日）；备案表、预算审批表和在职证明可同时办理；

4. 上述及其他报送任务批件材料准备完整后，上报北京市政府外事办公室办理因公出访任务批件（送件时间须距出访日期至少14个工作日，否则外办不予受理）；

5. 准备签证材料，因出访国家数目以及出访国家签证办理时间各不相同，各使馆签发签证所需时间为5-14个工作日不等，部分美洲、非洲国家签证需提前20-30个工作日开始申请。

以上时限仅供参考，实际办理过程中会因遇特殊情况导致时间延后。为确保顺利办理各个流程手续，请各单位于出访前至少两个月报文至国际合作与交流处。

四、校内公文批示后各手续办理

校内公文经校领导批复后，具体经办人员可参考国际合作与交流处网站因公出访栏目有关要求，至国际合作与交流处因公出访办公室（综合楼B座808室 ）叶老师、王老师处办理后期手续。

注：校内公文经校领导批示后上报北京市政府外事办公室，最终由北京市政府外事办公室审核是否批准出访任务。

国际合作与交流处

2017年4月19日